Em todo o setor de serviços, ainda mais do que no setor industrial, o capital humano é de fundamental importância para ter sucesso e prestar um bom serviço.

Isso é ainda mais verdadeiro no mundo da gestão de condomínios que, por sua natureza, se baseia nas relações humanas que se estabelecem com clientes, fornecedores e todos os stakeholders que gravitam em torno de qualquer estúdio que você queira tomar como exemplo.

Infelizmente, encontrar recursos humanos adequados não é nada fácil e as razões são bastante evidentes. Aqui estão os principais:

1. não há escolas que formem futuros funcionários de estudos administrativos;
2. nem todas as pessoas são capazes de suportar as tensões decorrentes deste trabalho;
3. as margens de um estudo não são de molde a garantir altos salários;
4. as perspectivas de carreira são limitadas devido ao tamanho médio dos estudos que geralmente são pequenos; estudos de caso que crescem significativamente ao longo do tempo são muito raros.

Uma única motivação aleatória dentre as listadas acima já seria suficiente para nos fazer entender que o caminho para encontrar um funcionário no qual decidir investir é árduo.

Erros frequentes

Frequentemente em estudos administrativos:

• é forte a presença de parentes “emprestados” à profissão (há ótimos exemplos de excelentes estudos de família, mas isso porque nesses casos a escolha da profissão é um foco e não um retrocesso);
• pessoas boas são frequentemente contratadas, mas com pouco potencial;
• os funcionários/colaboradores foram escolhidos sem análise prévia adequada;
• os funcionários/colaboradores não são devidamente treinados;
• excelentes funcionários/colaboradores não conseguem expressar plenamente seu potencial devido à falta de concessão de autonomia decisória e/ou operacional;
• empregados/colaboradores são muitas vezes incompatíveis e ocupam funções que não são adequadas para eles;
• muitos funcionários/colaboradores são contratados na tentativa de compensar a desorganização.

Outra dinâmica frequente é a contratação de recursos humanos que “cheiram a condomínio”, ou seja, pessoas que já trabalharam em pelo menos um outro escritório administrativo; acredita-se que isso seja suficiente para definir a adequação dessa pessoa para desempenhar um papel em seu estudo, mas não é bem assim.

Que papel você desempenhou no estudo anterior? Que áreas do trabalho você conseguiu abordar de forma independente? Aprendeu, mesmo de forma independente, a operar de forma transversal ou fez sempre a mesma coisa durante toda a duração da relação de trabalho, como inserir os pagamentos dos condomínios na contabilidade?

Estratégia de contratação

Se você contratar uma pessoa, estará se colocando em grande risco.

Claro, também poderia ser um grande sucesso potencial, mas a experiência me leva a dizer que a primeira afirmação é a mais provável; no entanto, os riscos podem ser reduzidos, até muito, implementando uma estratégia trivial, mas exigente, baseada nestes passos simples:

1. Publique anúncios também em ambientes relacionados ao seu trabalho, indique a função que o escolhido terá que preencher e destaque todos os aspectos negativos do trabalho; se forem poucos, invente novos para desencorajar os desperdiçadores de tempo e fazer uma seleção mais filtrada;
2. Após conhecer os candidatos mais motivados, desencoraje-os novamente e tente capturar as reações que eles mostram; talvez você não consiga interpretá-los ao nível cognitivo, mas seu sexto sentido registrará tudo e no momento certo lhe dará a sugestão certa para sua escolha;
3. Explique a eles que o trabalho e o ritmo serão muito árduos, mas que aqueles que sobreviverem terão oportunidades de carreira no estúdio.
4. Embora você já o tenha indicado no anúncio, descreve muito bem o papel que o escolhido irá desempenhar e explique bem qual é o perímetro em que ele poderá se deslocar e quais expectativas você deposita naquele que terá a honra de fazer parte de sua equipe; pergunte se eles se sentem preparados para desempenhar esse papel e por qual motivo;
5. Dê-lhes um questionário com pelo menos 80/100 perguntas que exigem respostas múltiplas e respostas abertas; as perguntas devem abranger principalmente o tema relacionado com as competências que procura, mas também é aconselhável acrescentar alguns conhecimentos gerais, utilização do computador, software mais popular e, obviamente, alguns relacionados com a pessoa, expectativas, atitudes, etc.;
6. Se nem todos fugirem e você se deparar com pelo menos dois candidatos, marque outra entrevista que lhe dará uma ideia mais clara de quem está na sua frente. Tente entender quais são as expectativas dele e o que ele está disposto a fazer para ajudá-lo. Que ideias de desenvolvimento ele tem e que experiência ele trará para seus futuros colegas em potencial. Se possível , faça esta entrevista com outra pessoa de sua confiança (esposa, marido, braço direito, parceiro, contador, advogado, amigo, etc.) apenas para se confrontar logo em seguida e compartilhar suas impressões imediatamente;

Atribuição de funções

Às vezes acontece que o novo recurso é contratado para servir de paliativo, ou seja, para preencher uma ausência, seja temporária ou permanente. Os tapa-buracos, não são avaliados de forma séria e criteriosa.

Cada recurso humano envolvido deve ser usado da melhor forma, de acordo com habilidades e atitudes, tanto para dignificá-lo e fazê-lo sentir-se útil, quanto para obter o máximo de benefícios em termos de eficácia e eficiência. Além do mais, existe um tempo de adaptação para os novos funcionários para entender as regras dos condomínios, horários, lei do silêncio em condomínio, obras e entender a gestão. 

O mais importante de tudo não são as habilidades, mas a predisposição de uma pessoa para realizar uma tarefa específica; habilidades são adquiridas, predisposição e aptidões não são.

Isso deve fazer você entender que você também pode ter uma equipe bem equilibrada, capaz de cobrir todas as áreas do campo, apenas para ficar na metáfora do treinador, mas que talvez você esteja usando um defensor no ataque ou vice-versa. Todos os jogadores de futebol sabem dar dois arremessos com a bola, assim como todos os funcionários do estúdio sabem enviar um e-mail (isso pode não ser verdade). Mas o que acontece quando as coisas ficam sérias?

Fazer com que todos os funcionários façam um teste de psico aptidão pode ajudá-lo a entender como, gradualmente, atribuir funções mais compatíveis com os recursos humanos que você possui. Eu sei que pode ser muito desafiador, mas imagine como seria obter mais eficácia e maior eficiência do seu estúdio com um retorno significativamente maior do que hoje.

Hoje seu estúdio pode ser comparado a uma série de engrenagens em uma máquina que não se encaixam perfeitamente; a máquina funciona, de alguma forma, mas de vez em quando congela, retardando o trabalho e produzindo custos ocultos que não são cuidadosamente avaliados.