A emissão de nota fiscal (NF) é um processo comercial muito importante para a conformidade fiscal de um negócio, assim como na oferta de insumos do setor comercial. Diante disso, gestores buscam mecanismos de como reduzir tempo no faturamento de NF para agilizar e aumentar a eficiência dos processos.

Afinal, principalmente para empresas que precisam emitir um grande volume de notas diariamente, é corriqueira a ocorrência de informações inconsistentes ou divergentes quanto à documentação de clientes B2B (business to business), como com o CNPJ e número de Inscrição Estadual (IE).

Sem o preenchimento correto desses dados, por exemplo, o faturamento da nota é interrompido até que a situação se resolva e até o fechamento da venda pode ser comprometido.

Mas, afinal, como reduzir tempo no faturamento de nota fiscal para que seu departamento financeiro e comercial não fiquem vulneráveis a esses obstáculos? Leia o texto até o fim e conheça as melhores soluções! 

Entenda como reduzir tempo no faturamento

Antes de entrarmos no assunto principal do texto, é importante fazer uma breve introdução ao conceito de CNPJ e IE para que você entenda a importância da validação desses dois registros para tornar mais rápido o faturamento de nota fiscal. Acompanhe!

O que é CNPJ e IE?

Como já mencionamos, as duas principais informações do seu cliente a serem inseridas no formulário de emissão de nota fiscal são o CNPJ e a IE.

O CNPJ é o Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica. Ele é um número de identificação de Pessoas Jurídicas junto às autoridades competentes, como a Receita Federal. Ele tem uma função similar ao do CPF no caso das pessoas físicas

O CNPJ é importante para que tenhamos acesso a dados que corroboram a favor da reputação de qualquer negócio, pois sabemos que ele está devidamente formalizado, endereço e informações sobre possíveis pendências tributárias. 

Já a Inscrição Estadual é um registro feito pelas empresas no âmbito da Secretaria da Fazenda da sua unidade federativa. É por meio desse documento que a Sefaz gere a cobrança do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).

Portanto, assinalado a importância da validação desses dois documentos, separamos duas formas de resolver essa situação: uma manual, outra com o auxílio da tecnologia. Confira qual das duas é a melhor para quem quer aprender como reduzir o tempo no faturamento de notas fiscais da empresa!

Como reduzir tempo no faturamento de nota fiscal manualmente?

Diante dessas informações, caso você precise validar alguns desses dados para saber se os números estão corretos e ativos, basta fazer uma consulta rápida no site da Receita Federal.

No caso da Inscrição Estadual, ainda é possível consultá-la pelo portal do Sintegra (Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços). Para isso, basta clicar no estado de atuação do seu cliente no mapa que aparece na página inicial. 

Ao inserir a IE ou CNPJ que deseja validar, você será direcionado a uma página com todas as informações sobre a empresa-cliente. Pelas duas formas, é possível conhecer detalhes importantes sobre ele, como se seus registros estão devidamente ativos e se não há pendências tributárias relevantes.

Como reduzir tempo no faturamento de nota fiscal com a tecnologia?

Pesquisar pelas informações tributárias manualmente é uma excelente medida para quem quer aprender como reduzir tempo no faturamento. Entretanto, será que ela realmente é eficiente para empresas que precisam faturar uma enorme quantidade de faturas diariamente?

Sabemos que o trabalho manual, naturalmente, é mais suscetível a um erro de desatenção que pode aumentar a possibilidade de erros que dificultam o andamento mais ágil do dos processos. Essa tendência é ainda maior quando o contador responsável está lidando com muitos documentos.

Pois foi justamente pensando nisso que soluções tecnológicas como APIs de CNPJ e IE foram desenvolvidas. Cada vez mais empresas que buscam otimizar as etapas de emissão de nota fiscal investem nessas ferramentas para que toda a prática seja automatizada.

Com apenas alguns clicks, a plataforma conecta-se em tempo real a bancos de dados, como da Receita Federal e do Simples Nacional, para validar numerações importantes para a emissão de nota fiscal.

Como esse processo é feito com segurança e agilidade, a empresa consegue:

• desafogar o setor financeiro;
• fechar mais vendas de forma ainda mais rápida;
• atualizar a base de dados cadastrais dos clientes que automaticamente se tornam em leads valiosos para negociações futuras.

Qual a melhor solução para o seu negócio?

Viu como reduzir tempo no faturamento de NF pode ser simples? Avalie bem quais são as reais demandas do seu negócio para saber qual das duas possibilidades bastam para que você atinja os resultados esperados.

Esperamos que aproveitem as dicas para otimizar a performance de suas operações. Até a próxima!

Este artigo foi escrito por Gabriel Marquez, empreendedor e fundador da NFE.io, sistema de emissão e controle de notas fiscais que automatiza tarefas repetitivas, contribuindo para que você ganhe tempo e diminua gastos.